早稲田機友会プライバシーポリシー

早稲田機友会（以下、「当会」という）は、当会が取得し取扱う会員の個人情報につき、個人情報保護法・その他法令に照らして、適正な保護を実現することに努めてまいります。

１．個人情報について
当会における個人情報とは、個人を識別できる情報で、氏名・住所・電話番号・メールアドレス・卒業年、卒業回、現況（勤務先または在学校名等）、会費納入状況などの他に、当会事務局（以下「事務局」という）が得た情報を指します。

２．個人情報の利用目的について
当会が保持する個人情報は機密扱いとし、会員の管理、会報等の送付および名簿の発行・送付を含む当会の運営に役立てる目的のみに使用します。

３．個人情報をご提供いただく場合について
当会で個人情報をご提供いただくのは、以下の場合となります。

事務局から会員へ直接文書や電子メールで問い合わせまたは依頼した場合
事務局から会員が在籍した研究室へ直接文書や電子メールで問い合わせまたは依頼した場合
会員本人から直接事務局へご連絡いただいた場合
会員本人の同窓生や家族から間接的に事務局へご連絡いただいた場合

４．個人情報の管理について
当会では、個人情報を正確かつ最新の状態に保ち、不正アクセス・紛失・破壊・改ざん・漏洩または再提供（「６．個人情報の第三者への情報提供について」に記載する場合を除く）などの無いように、適切な管理を実施します。また、個人情報の処理を外部に委託する場合は、個人情報を適正に取り扱っている委託先を選定し、契約等を通じて、必要かつ適切な監督を行います。

５．個人情報の開示・訂正・利用停止について
会員本人が自己の個人情報について、開示、訂正及び利用停止を求める権利を有していることを確認し、これらの要求がある場合には、会員本人からの請求であることを確認の上、速やかに対応します。

６．個人情報の第三者への情報提供について（原則として第三者には提供しない）
当会では、会員本人の同意を得た場合以外は、当会会員以外の第三者に提供を行いません。ただし、当会が事業を行うために業務を委託する外部業者に対し提供する場合、警察や裁判所等の公的機関から法律に基づく手続において照会を受けた場合、会員の行為によって当会規約等に反し、同窓会の権利や財産等を保護するため必要と認められる場合、及び人命・身体・財産等に対する緊急の必要性がある場合は除きます。

７．個人情報管理責任者の配置について
個人情報を取り扱う責任者を置き、適切な管理を行います。

８．法令等の遵守・個人情報保護基本方針の改定
当会では、日本国における法令等に従った個人情報の管理、利用を行うこととし、日本国における法令等の変更に合わせ、個人情報の保護をより確かなものとするため、またはその他の理由により、プライバシーポリシーを改定することがあります。
プライバシーポリシーの改定は、理事会の決議によります。

９．細則
このプライバシーポリシーで定めるものの他、このプライバシーポリシーの実施のための手続きその他について必要な事項は、個人情報統括管理者が細則として別に定めることができます。

１０．お問い合わせ
当会のプライバシーポリシーに関する、ご意見、ご質問、苦情の申出、その他個人情報の取扱いに関するお問い合わせは、以下の窓口にご連絡ください。

早稲田機友会事務局
住所：〒169-8555　東京都新宿区大久保3-4-1 早稲田大学理工学部 55号館S棟4F 402
TEL & FAX：03-3205-9727
Email: waseda-kiyukai@ktb.biglobe.ne.jp

１１．制定日・改定日
制定日：2023年7月27日